大規模イベントの運営について

始めて母親が初代プレイステーションを買って帰り私たち兄弟に「これ流行ってるんでしょ？」とプレゼント！あの驚きと興奮を当時レベルで思い出すと、あのサプライズを仕掛けた私の母は圧倒的なエンターテイナーだなと、ふと思い出した今日この頃です。
#親の偉大さを痛感

さて、今日は当社が取り扱うイベントの中でも大規模運営についてお話を少しさせていただきます。

大規模イベントとは？

ここで言う大規模イベントとは、来場者数が1日あたり3万人を超すイベントとして仮の定義をさせていただいた上で進めます。

この3万人を超す来場者イベントをしていると、それに携わるイベントスタッフの人数も大規模になります。もちろん内容によりますが、1日あたり300人程度は必要になるのではないでしょうか？

スタッフ管理のリアル

300人のスタッフを扱うとなると、業界に携わる人以外は、その労力を全く知らないと思います。

例えば、業務開始が10:00の場合、スタッフはその15分前に集合します。予算の都合上、多くは15分前集合ですが、集合場所は控室から離れた場所（駅を出たところや、施設の関係者口など）です。

これらを15分で実施する必要があります。

新人スタッフと慣れたスタッフ

初めてアルバイトに来ました！という人も多くいますが、その場合、イベントの説明も必要です。

よくある指摘として、「じゃあ慣れた人を集めたらいいじゃん」という意見がありますが、それはこちらも努力しています。それでも、これだけの人数を扱うと、新人が入るのは避けられません。また、「30分前集合にすればいいじゃん」と言われることもありますが、それには予算が必要です。

オリエンテーションの有無での違い

集合してから1発目がオリエンテーションであれば、比較的余裕が出ます。接客業務が発生しないためです。しかし、いきなりぶっつけ本番のイベントも多く、その場合、ディレクターが管理します。

ディレクターは通常スタッフよりコストがかかるため、最低限の人数で運営しなければなりません。ディレクターに通常スタッフと同じ単価で働いてもらうわけにはいかないのです。

大規模イベント運営の工夫

こうしたドタバタ劇は数ある問題の一つにすぎません。ただ、我々プロフェッショナルは、これに慣れているので、いかに工数を減らし、スピーディーに行動するかのノウハウが蓄積されています。

工夫の一部を紹介します。

• 集合場所の設定を最適化

• スタッフの移動経路を最短にする

• 荷物置き場のレイアウトを効率化

• 配置振り分けをホワイトボードで見える化

これらを駆使しながら、イベントの裏側で数々のドラマが生まれ、最終的にはエンディングに向けて伏線を回収していきます。

大規模イベントの裏側には、多くの労力と工夫が隠れています。

細かい箇所を確実に押さえて滞りの無い安心で安全な運営を目指してまいります！

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